FORMULA 4-D, SOLUSI BAGI YANG TERJEBAK DALAM RUTINITAS KERJA YANG TIDAK EFEKTIF

Strategi Fokus 2 (Bagian 4)

Pernahkah anda selalu kebingungan dan kelelahan karena tugas sepertinya tidak pernah selesai, waktu yang selalu kurang, kekurangan bantuan dan apa yang dikerjakan tidak memberikan hasil maksimal?  Pada kondisi seperti ini, penting sekali bagi anda secara tepat memisahkan atau membedakan antara apa yang disebut sebagai tugas-tugas mendesak dan prioritas-prioritas terpenting.

Terjebak dalam rutinitas sehari hari yang tidak atau kurang penting adalah seperti takluk pada kereta kemendesakan. Itu berarti, setiap kali telepon berdering anda langsung menjawabnya. Ketika muncul surat atau faks di meja tulis anda, langsung menangggapinya, seandainyapun itu tidak menuntut jawaban segera.

Fokuslah pada prioritas-prioritas anda. Setiap kali anda harus memilih mengerjakan sesuatu atau tidak mengerjaknnya, gunakanlah Formula 4-D untuk membantu anda menentukan prioritas. Anda memiliki empat pilihan dalam Formula 4D, yaitu Dump it, Delegate it, Defer it, Do it.

Dump it (Buanglah)

Belajarlah mengatakan “tidak, saya memilih tidak mengerjakannya.” Bersikap tegaslah.

Delegate it (Delegasikanlah)

Inilah tugas-tugas yang perlu dikerjakan, tetapi bukan oleh anda sendiri. serahkanlah kepada orang lain, tanpa merasa bersalah atau menyesal. Tanyakanlah, “siapa ya yang bisa mengerjakannya?”

Defer it (Tundalah)

Ini adalah persoalan-persoalan yang perlu anda garap, tetapi tidak sekarang, melainkan benar-benar bisa ditunda. Jadwalkanlah waktu yang spesifik untuk menanganinya nanti.

Do it (Kerjakanlah)

Kerjakanlah sekarang. Proyek-proyek penting menuntut perhatian anda segera, jadi mulailah sekarang juga. Majulah. Berikanlah imbalan kepada diri sendiri setelah merampungkan proyek-proyek ini. jangan mencari cari alasan. Ingatlah, kalau anda tidak mengambil tindakan segera, anda akan menanggung akibat-akibatnya kelak.

Gunakanlah Formula 4D untuk menciptakan rutinitas kerja yang efektif dan efisien sehingga anda mendapatkan kepuasan dalam pekerjaan anda.

TAKTIK MENYELESAIKAN PEKERJAAN KECIL UNTUK MENYEDIAKAN WAKTU BAGI PEKERJAAN BESAR DAN PENTING

Strategi Fokus 2 (Bagian 3)

Seringkali kita menjadi tidak efisien dan efektif dalam memanfaatkan waktu karena terjebak pada rutinitas yang sebenarnya tidak penting dan dapat dilakukan oleh orang lain. Kita membutuhkan waktu lebih, namun sepertinya waktu itu tak pernah ada. Sebenarnya, bukan waktulah yang kurang, namun karena kita tidak fokus pada apa yang paling penting dan paling pandai kita kerjakan.

Di tempat kerja, jika anda berada dalam situasi bisnis anda yang sedang berkembang dan peran anda dalam perusahaan menuntut anda fokus lebih baik, cara yang hebat untuk menangani beban kerja yang berkembang adalah merekrut asisten pribadi. Jika anda menemukan asisten yang tepat, kehidupan anda akan menjadi sangat lebih baik, dijamin.

Asisten pribadi bukanlah resepsionis, sekretaris atau seseorang yang tugasnya anda bagi dengan dua tiga orang lainnya. Seorang asisten pribadi sejati adalah seseorang yang sepenuhnya berdedikasi kepada anda. Ia pandai mengerjakan tugas-tugas yang tidak suka anda kerjakan, atau yang seharusnya memang tidak anda kerjakan. Peran utama orang ini adalah membebaskan anda dari segala pekerjaan dan urusan yang memenuhi minggu anda. Perannya adalah melindungi anda sehingga anda bisa fokus sepenuhnya kepada kegiatan-kegiatan di mana anda paling berhasil.

Berhati-hatilah untuk tidak memilih seseorang yang persis sama seperti anda. Ingatlah, anda mau orang ini melengkapi keterampilan-keterampilan anda. Merekrut seseorang dengan kesukaan dan ketidaksukaan yang sama seperti anda, mungkin malah akan menciptakan masalah lebih besar.

Ada beberapa hal lain yang perlu diperhatikan: jika anda seseorang pengendali, seseorang yang tidak mudah merelakan segalanya, penting sekali anda mempercayai asisten pribadi anda. Para pengendali itu umumnya berasumsi bahwa tidak seorang pun bisa mengerjakan segalanya sebaik mereka. Mungkin itu benar. Tetapi, bagaimana seandainya asisten anda bisa mengerjakannya dengan 75% sebaik yang anda inginkan? Dengan pelatihan yang baik dan komunikasi yang baik setiap minggunya, asisten pilihan anda akhirnya akan mengerjakan kegiatan-kegiatan tersebut sebaik anda, dan malah akan mengungguli anda dalam banyak hal. Jadi, lepaskanlah keinginan untuk memegang kendali total, agar tidak menghambat anda. Berbesar hatilah berserah pada asisten anda yang mempunyai kemampuan organisasi lebih baik serta semangat untuk mengurus hal-hal yang detil.

Anda mutlak harus menjadwalkan waktu seriap harinya atau setidaknya sekali seminggunya untuk mendiskusikan agenda anda dengan asisten pribadi. Komunikasikanlah, komunikasikanlah, komunikasikanlah! Alasan pertama hubungan yang sesungguhnya berpotensi baik ini putus adalah karena tidak adanya komunikasi. Pastikanlah asisten anda mengetahui dengan jelas apa yang harus mereka kerjakan.

Sekarang marilah kita renungkan bagaimana anda bisa melaksanakan kebiasaan fokus prioritas dalam kehidupan pribadi anda, sehingga anda mempunyai lebih banyak waktu untuk rileks bersama keluarga serta teman-teman, atau menikmati hobi atau olah raga tertentu.

Di rumah, banyak pekerjaan yang harus diselesaikan. Memelihara rumah, mengurus anak, memasak, membersihkan, mencuci, memperbaiki barang, memotong rumput, merawat mobil dan sebagainya. Pernahkah anda perhatikan bahwa semuanya itu tiada habis-habisnya? Kegiatan-kegiatan itu terus berulang. Bagaimanakah seandainya anda bisa menemukan cara untuk meminimalkannya, atau bahkan, menghilangkannya?

Sederhananya, jika anda ingin membebaskan waktu anda, mintalah bantuan. Ada tersedia segala macam bantuan. Kebanyakan bantuan yang anda butuhkan sifatnya hanyalah paruh waktu. Misalnya, mempekerjakan seseorang untuk membersihkan rumah seminggu sekali, atau setiap dua minggu sekali.

Adakah seorang tukang di lingkungan anda yang sudah semi pensiun dan senang memperbaiki barang-barang? Banyak orang yang lebih tua, yang lebih berpengalaman, mempunyai ketermpilan yang mengagumkan dan mencari pekerjaan paruh waktu sekedar untuk menyibukkan diri. Kegiatan-kegiatan itu memberi mereka kepuasan. Biasanya, bukan uang kebutuhan utama mereka.

Buatlah daftar segala hal di rumah yang perlu diservis, diperbaiki atau di tingkatkan kemampuannya. Semua pekerjaan yang tampaknya tidak pernah sempat anda kerjakan karena waktu anda sudah habis atau malas atau tidak bisa anda lakukan. Singkirkanlah stres anda dan sewalah bantuan seseorang.

Anda akan membantu orang lain dengan membuat seseorang terus memanfaakan keterampilannya. Anda bisa menghilangkan berjam-jam merasa frustasi mencoba mengerjakan segala perbaikan yang bukan bidang anda, dan bahkan tidak mempunyai peralatan yang dibutuhkan. Mungkin anda memang bukan ditakdirkan menjadi tukang ledeng, tukang listrik, tukang kayu, atau tukang serba bisa.

Bagaimana dengan di luar rumah? Memotong rumput, mencabuti ilalang, memangkas, menyirami tanaman, menyapu dedaunan yang rontok. Inilah peluang besar bagi anda. Periksalah lingkungan anda. Carilah anak atau seseorang yang ingin mendapatkan uang agar ia bisa membeli sepatu, baju, peralatan sekolah baru, sepeda baru, makanan atau lainnya. Ada banyak anak atau remaja yang mau bekerja keras. Temukanlah. Tarif mereka lebih murah dibandingkan profesional, dan jangan pelit. Hasil kerja yang baik pantas diberikan kompensasi sewajarnya. Selain ini akan membantu anda, cara ini juga akan sangat membantu mereka untuk mendapatkan uang yang akan membantu memecahkan masalah mereka.

Jika secara mental anda menentang ide ini, pertimbangkanlah kembali. Renungkanlah segala waktu ekstra yang akan anda peroleh. Anda bisa menginvestasikan kembali jam-jam berharga itu ke dalam kegiatan-kegiatan anda yang paling menghasilkan uang dan berprestasi, atau waktu untuk rileks serta mengisi baterai kembali bersama keluarga serta teman-teman. Mungkin kebebasan baru dari “urusan” mingguan ini memungkinkan anda untuk menekuni hobi yang sedari dulu ingin anda lakukan, atau menikmati waktu lebih banyak untuk olah raga.

Ingatlah, anda hanya mempunyai waktu terbatas setiap minggunya. Kehidupan menjadi lebih menyenangkan ketika anda bekerja dengan jadwal yang sangat efisien dan efektif.

SERING GAGAL MENYELESAIKAN PEKERJAAN YANG ANDA MULAI? INI SOLUSINYA

Strategi Fokus 2 (Bagian 2)

Apakah anda pemula atau penuntas?

Sekaranglah saatnya untuk merenungkan mengapa anda suka mengerjakan hal tertentu dan tidak suka mengerjakan hal lainnya. Tanyakanlah kepada diri sendiri: apakah aku pemula atau penuntas? Anda mungkin kedua-duanya hingga tingkatan tertentu, tetapi manakah yang lebih sering? Kalau anda pemula, anda senang menciptakan proyek proyek baru, produk-produk baru dan ide-ide baru yang menjadikan segalanya bekerja lebih baik. Masalahnya dengan para pemula adalah mereka kurang pandai menuntaskan.

Kebanyakan wirausahawan itu pemula yang hebat. Tetapi setelah bolanya mengelinding, mereka cenderung meninggalkannya dan pindah ke sesuatu yang baru. Dan yang seringkali mereka tinggalkan adalah sesuatu yang berantakan. Maka orang lainlah yang disuruh membereskannya. Yang lain inilah disebut penuntas. Penuntas senang menuntaskan proyek. Seringkali mereka kurang pandai memulai proyek (pemulalah yang paling baik dalam hal ini), tetapi mereka pandai mengorganisasikan apa yang perlu dikerjakan dan memastikan setiap detilnya ditangani secara efektif.

Identifikasilah diri anda sendiri. Mengetahui kecenderungan alami anda sungguh membantu. Kalau anda pemula, anda boleh menghilangkan rasa bersalah anda yang disebabkan karena tidak pernah menuntaskan segalanya. Caranya begini: temukanlah penuntas yang cemerlang untuk menangani detil-detilnya, maka di antara anda berdua akan banyak proyek yang dimulai dan dituntaskan.

Misalnya, jika anda tidak senang mengerjakan pembukuan, carilah seseorang yang mampu melakukan pembukuan dengan baik. Jika anda tidak senang menjual atau memotivasi orang, mungkin anda dapat mencari seorang manajer penjualan hebat yang dapat merekrut, melatih dan melacak hasil-hasil tim penjualan setiap minggunya. Kalau pajak membuat anda frustasi, gunakanlah jasa ahli pajak.

Sebelum anda mulai berpikir, “saya tidak sanggup membayar semua orang itu, pasti mahal,” renungkanlah kembali. Seberapa banyakkah waktu anda yang akan menjadi bebas dengan secara efektif mendelegasikan pekerjaan yang tidak anda sukai itu. Anda bisa merencanakannya secara bertahap, atau mempertimbangkan kemungkinan mensubkontrakkan pekerjaan menggunakan jasa-jasa paruh waktu untuk menekan biaya overhead anda.

Selain anda harus fokus pada kekuatan anda, andapun harus menyelesaikan semua pekerjaan dengan menggabungkan kekuatan pemula dan penuntas, jika anda tidak bisa menjadi keduanya. 

FOKUSLAH PADA KEKUATAN ANDA, BUKAN PADA KELEMAHAN ANDA

Fokus pada Kekuatan Anda, bukan pada Kelemahan

Strategi Fokus 2 (Bagian 1)

Pernahkah anda mengalami keadaan sibuk yang tak kunjung usai? Pekerjaan seolah-olah lebih banyak dari waktu yang anda miliki. Sepertinya tak pernah bisa diselesaikan dan berujung pada stres. Ini adalah dilema yang sering dialami mereka yang sulit merelakan dan membiarkan orang lain memikul bebannya. Delegasi bukanlah kekuatan mereka. Mereka pahami setiap detil pekerjaanya, dan di benak mereka, tidak seorang pun dapat melaksanakan tugas-tugas penting sehari-hari itu sebaik mereka.  

Inilah lingkaran setannya, masih banyak pekerjaan penting dan besar tetapi tidak bisa mereka selesaikan tepat waktu karena mandek dengan rutinitas sehari-hari. Sungguh membuat frustasi. Maka mereka pun berpikir, “Mungkin kalau saya bekerja lebih keras dan mengambil kursus manajemen waktu, saya bisa menangani segalanya.” Ini tak akan membantu. Bekerja lebih keras dan lebih lama tidak akan memecahkan dilema mereka. Lalu, apa jawabannya? Jawabannya adalah Anda harus menginvestasikan sebagian besar waktu anda setiap minggunya untuk mengerjakan apa yang paling pandai anda kerjakan, dan membiarkan orang lain mengerjakan apa yang paling pandai mereka kerjakan.

Fokuslah pada kegiatan-kegiatan yang paling anda kuasai yang memberikan anda hasil-hasil luar biasa. Kalau tidak, anda mungkin akan menciptakan tingkat stres lebih tinggi dan akhirnya sangat kelelahan.

Ketika anda memfokuskan sebagian besar waktu dan energi anda untuk mengerjakan apa yang paling anda kuasai, pada akhirnya anda akan menghasilkan imbalan besar. Ini adalah kebenaran yang mendasar dan sangat penting bagi sukses anda di masa depan.

Latihlah terus agar anda terbiasa untuk fokus pada apa yang paling anda kuasai atau pada bakat bakat alami anda untuk mendapatkan hasil yang terbaik dengan membiarkan orang lain mengerjakan apa yang bukan keahlian terbaik anda atau pekerjaan yang bisa dan sebaiknya dikerjakan orang lain.

Bidang olah raga adalah contoh yang baik. Setiap atlit juara fokus pada bakat unik mereka dan terus menyempurnakannya. Olah raga apapun, semua pemenang besar itu mempunyai satu kesamaan. Mereka habiskan sebagian besar waktu mereka fokus kepada kekuatan mereka, hal-hal yang secara alami pandai mereka kerjakan. Sedikit sekali waktu yang dibuang untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif. Mereka latihan, latihan dan latihan seringkali beberapa jam setiap harinya untuk mengasah keterampilan mereka.

Perhatikanlah bagaimana para peraih prestasi puncak menghabiskan sedikit sekali waktu mereka untuk kelemahan-kelemahan mereka. Banyak sistem sekolah yang bisa belajar dari sini. Seringkali, seorang anak diminta untuk fokus pada mata pelajaran di mana mereka lebih lemah, bukannya lebih banyak menghabiskan waktu untuk mata pelajaran di mana mereka lebih kuasai. Alasan mereka adalah untuk mengembangkan kompetensi yang luas di banyak mata pelajaran ketimbang fokus pada beberapa mata pelajaran saja. Keliru! Jika anda terlalu banyak menghabiskan waktu meningkatkan kelemahan-kelemahan anda, paling banter anda memperbaiki banyak kelemahan. Ini tidaklah memberi anda keunggulan atau posisi untuk menjadi kaya atau berhasil di bidang anda. Ini hanya mempertahankan anda di tingkat rata-rata.

Penting sekali anda bedakan secara jelas, bidang-bidang yang paling anda kuasai dengan bidang-bidang yang anda lemah. Anda mungkin pandai dalam banyak hal, bahkan sangat pandai dalam hal tertentu. Ada juga hal di mana anda kompeten, dan kalau anda jujur, ada hal-hal yang sia-sia anda kerjakan.

Untuk secara jelas mendefinisikan bidang-bidang yang paling anda kuasai, tanyalah pada diri sendiri. Apakah yang bisa anda kerjakan seolah-olah tanpa upaya berarti, tanpa banyak mempelajarinya terlebih dahulu atau tanpa banyak persiapan? Dan apakah yang anda kerjakan, yang dianggap sulit oleh orang lain? Mereka kagum terhadap kemampuan anda dan boro-boro bisa menyamainya. Peluang apa sajakah yang ada di pasar, yang cocok dengan bidang di mana anda paling ahli? Apakah yang bisa anda ciptakan dengan menggunakan bakat unik anda?

“Fokuslah Pada Kekuatan, Bukan Pada Kelemahan Anda”